Las claves del modelo 190: qué son y por qué no cuadra con sus 111

La respuesta corta

El modelo 190 relaciona, persona por persona, todo lo que su empresa pagó durante el año en rentas del trabajo y en determinadas actividades económicas. Cada pago se clasifica en una de doce claves alfabéticas, y nueve de ellas exigen además una subclave numérica de dos dígitos².

Y hay una frase de tres palabras en el artículo 2.1 de la Orden que decide casi todo lo demás: las rentas se relacionan «incluidas las exentas»¹. Una renta exenta no lleva retención, así que nunca ha estado en un modelo 111. De ahí sale la regla que este artículo existe para explicar:

Las retenciones del modelo 190 tienen que coincidir con las de sus cuatro modelos 111. Las percepciones no.

Es exactamente lo contrario del modelo 390, el resumen anual del IVA, que se presenta unos días antes y sí tiene que cuadrar con los cuatro modelos 303 del año.

Las doce claves de percepción

Tres detalles de esa tabla merecen una frase cada uno.

La clave A no lleva subclave, y es la que genera más apuntes en cualquier empresa. El campo SUBCLAVE del anexo II enumera las nueve claves que la exigen y añade que «en percepciones correspondientes a claves distintas de las mencionadas, no se cumplimentará este campo»².

La clave D está muerta y sigue existiendo para una sola cosa. Desde el 1 de enero de 2013 el pago único de la prestación por desempleo está totalmente exento y se relaciona en la clave L, subclave 13. La clave D sobrevive únicamente para declarar los reintegros de cantidades percibidas indebidamente en ejercicios anteriores a 2013 que en su día se declararon con ella². Es una clave que solo informa de la deshecha de algo que ya no informa.

Y la propiedad intelectual puede ir en tres claves distintas, según cómo se califique la renta para quien la cobra: en la F si es rendimiento del trabajo, en la G si es su actividad profesional y en la I si es una actividad económica que no es profesional². El pagador tiene que saber algo sobre la tributación del cobrador para rellenar bien su propio modelo.

Por qué no cuadra con sus cuatro modelos 111, y en qué medida sí

La diferencia no es una impresión: es una cuenta que se puede escribir.

percepciones del 190 = percepciones de los cuatro 111
                     + rentas exentas y dietas exceptuadas (clave L)
                     + premios sin retención (clave K, base inferior a 300 euros)
                     − reintegros del ejercicio

Los tres sumandos tienen su norma:

1. La clave L. Recoge las dietas y asignaciones para gastos de viaje en las cuantías exceptuadas de gravamen del artículo 9 del reglamento, y las rentas exentas que tengan la consideración de rendimientos del trabajo². Son treinta y dos subclaves: la 01 de las dietas, la 05 de las indemnizaciones por despido exentas, la 10 de las becas, la 15 de los trabajos realizados en el extranjero, la 13 del pago único de desempleo, la 29 del ingreso mínimo vital. De ninguna se retuvo un céntimo.
2. La clave K. Su descripción incluye expresamente los premios «sobre los que no exista obligación de practicar retención o ingreso a cuenta por no superar la base de retención la cantidad de 300 euros»². Un premio de 200 euros de un sorteo de empresa es declarable y no ha generado ninguna retención.
3. Los reintegros. Se relacionan bajo la misma clave con que se declararon en su día, con el signo «N» en el campo correspondiente y el importe cero en retenciones². Restan del resumen sin haber movido nunca una autoliquidación.

Las retenciones, en cambio, tienen que coincidir. El artículo 108.2 del reglamento llama al modelo 190 «una declaración anual de las retenciones e ingresos a cuenta efectuados»⁴, y esos son los mismos que se ingresaron trimestre a trimestre. Cualquier diferencia ahí es un error en una de las dos declaraciones.

Consecuencia práctica. Ante un descuadre, el primer movimiento no es rectificar: es comprobar si la diferencia es exactamente la suma de esas tres partidas. En cualquier empresa con dietas, la diferencia es la normalidad.

Y hay un caso extremo que conviene tener presente. Si durante todo un año una empresa solo pagó dietas dentro de los límites legales, no presentó ningún modelo 111, porque el artículo 108.1 no admite declaración negativa cuando no se han satisfecho rentas sometidas a retención⁴, y sí está obligada a presentar el modelo 190. Un año entero sin autoliquidaciones y con resumen anual obligatorio.

La misma renta puede partirse en dos claves, y a veces la decide quién paga

La descripción de la clave L trae una instrucción que casi nadie aplica: cuando la exención está sujeta a límites cuantitativos y la empresa pagó por encima de ellos, «el exceso deberá incluirse en la clave y, en su caso, subclave, que corresponda de las demás»².

Un ejemplo con la dieta de manutención sin pernocta en territorio español, cuyo límite exento son 26,67 euros diarios. Si la empresa abona 40 euros por día:

Un solo pago, dos apuntes, y solo uno de los dos ha llevado retención.

Y hay una renta cuya clave no la decide su naturaleza sino quién hace la transferencia. Las percepciones por incapacidad laboral abonadas directamente por el empleador al trabajador, en virtud de su acuerdo de colaboración con la Seguridad Social, van en la clave A. Si las paga la Seguridad Social o la mutua colaboradora, van en la clave B, subclave 01². La misma prestación, la misma persona y el mismo importe, en dos claves distintas.

El reparto a cinco bandas que solo tienen los consejeros

Las posiciones 323 a 387 del anexo II abren un bloque de cinco casillas: Hacienda estatal, Comunidad Foral de Navarra y las Diputaciones Forales de Araba, Bizkaia y Gipuzkoa. Y el anexo dice que «este campo deberá cumplimentarse exclusivamente en el caso de prestaciones de la clave E»².

El motivo es que, cuando una sociedad opera a la vez en territorio común y en territorio foral, las retenciones sobre la retribución de sus administradores se ingresan en proporción al volumen de operaciones de la sociedad, conforme al Convenio Económico con Navarra y al Concierto Económico con el País Vasco. El anexo exige decir cuánto fue a cada administración, y las cinco casillas tienen que sumar lo que declaran las dos casillas generales de retenciones e ingresos a cuenta²: una identidad que el propio formulario se comprueba a sí mismo.

Lo llamativo es la asimetría. La retención de un empleado de esa misma sociedad va entera a una sola administración. La de quien se sienta en el consejo se reparte entre cinco, y el porcentaje del reparto es la misma magnitud, el volumen de operaciones, que decide el pago fraccionado del Impuesto sobre Sociedades.

El plazo que solo existe en el papel

El artículo 108.2 del reglamento fija como regla general los veinte primeros días naturales de enero, y lleva el plazo del 1 al 31 cuando la declaración se presenta en soporte legible por ordenador o generada con el módulo de impresión de la Administración⁴. El artículo 5 de la Orden repite la estructura y añade una tercera letra: la vía telemática, que «a efectos del plazo de presentación» se considera presentación en soporte legible por ordenador³.

Ahora ponga esas dos normas junto al artículo 12 de la Orden HAP/2194/2013, que regula las formas de presentación de las informativas y cuya letra b), la del papel, dice hoy «(Suprimida)»⁵. La vía telemática no es una opción: es la única. Así que la excepción se cumple siempre y la regla general del 20 de enero no la puede activar nadie. Once días de plazo que existen literalmente en el papel.

Y ese 31 de enero se traslada al siguiente día hábil cuando cae en sábado, domingo o festivo, por el artículo 30.5 de la Ley 39/2015¹¹. Cae en fin de semana dos años seguidos:

El resumen del ejercicio 2025 no se presentó en enero, y el del 2026 tampoco se presentará en enero. Es la fecha bajo la que lo publica el calendario del contribuyente de la Agencia Tributaria, que en 2026 tiene una página «Hasta el 31 de enero» y no incluye en ella el modelo 190: lo pone en la siguiente, «Hasta el 2 de febrero», junto a los modelos 180, 188, 193, 194, 196 y 270¹⁰.

Hay un detalle que se aprecia solo al mirar 2027. El modelo 390, el resumen anual del IVA, vence el 30 de enero, un día antes que este. En 2027 el 30 es sábado y el 31 domingo, así que los dos resúmenes anuales, de dos impuestos distintos, vencen el mismo lunes 1 de febrero.

Por último, el fallo técnico. La propia Orden del modelo, en sus artículos 8.2 y 9.2, concede tres días naturales cuando por razones técnicas no se pudo presentar en plazo³. La Orden general de las informativas concede cuatro en su artículo 17.2, se aplica expresamente al modelo 190 por su artículo 1.3 y deroga «cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan»⁵. Cuatro es la respuesta, y es la que la propia Agencia publica en la página de plazos de este modelo⁹.

Presentar mal cuesta más que no presentar, y sin techo

Esta es la parte que ninguna guía cuenta, y sale de comparar dos artículos consecutivos.

No presentarlo es el artículo 198.1, párrafo cuarto: 20 euros por cada dato o conjunto de datos referidos a una misma persona, con un mínimo de 300 euros y un máximo de 20.000⁶. Fíjese en la unidad: la persona, no el apunte. Toda la partición de claves que alarga el fichero no encarece la sanción.

Presentarlo en plazo con la clave o el NIF mal es el artículo 199.4: 200 euros por cada perceptor afectado, y ese artículo no fija máximo alguno⁷.

Diez veces más por presentarlo con un dato mal que por no presentarlo. Y la asimetría se estira: el artículo 199.6 duplica la cuantía por comisión repetida, pero solo la de los apartados 4 y 5, así que el reincidente que no presenta nada no se duplica y el que se equivoca sí⁷.

Dos matices más, en la dirección contraria. El artículo 198.2 parte por la mitad «la sanción y los límites mínimo y máximo» cuando la declaración se presenta antes de que la Administración la pida⁶, así que el mínimo baja a 150 euros y el techo a 10.000. Y sobre lo que resulte, el artículo 188.3 aplica un 40 por ciento de reducción por pronto pago. La del 30 por ciento por conformidad no llega, porque el artículo 188.1 la concede a «las sanciones pecuniarias impuestas según los artículos 191 a 197»⁷.

Un ejemplo con números reales

Una empresa con doce trabajadores cierra el ejercicio 2025 así:

A primera vista descuadra por 8.000 euros. No descuadra. Durante el año la empresa pagó 8.000 euros de dietas de manutención y kilometraje dentro de los límites del artículo 9 del reglamento, que van en la clave L, subclave 01, y de las que no se retuvo nada. La cuenta cierra: 240.000 más 8.000 son 248.000, el residuo es cero, y las retenciones coinciden al céntimo, que es lo único obligatorio.

Ese resumen venció el 2 de febrero de 2026, no el 31 de enero, porque el 31 era sábado.

Y suponga que la empresa lo presentó en plazo pero codificó como clave A las dietas de tres de sus doce trabajadores. El artículo 199.4 sanciona esos tres perceptores con 200 euros cada uno: 600 euros, reducibles a 360 con el pronto pago. Si no lo hubiera presentado en absoluto y Hacienda se lo hubiera requerido, doce perceptores por 20 euros son 240, elevados al mínimo legal de 300⁶. Presentar bien el resumen y equivocarse en tres claves cuesta el doble que no presentarlo.

Lo que cambió en el resumen del ejercicio 2025

La Orden HAC/1432/2024, de 11 de diciembre, es aplicable por primera vez al modelo 190 del ejercicio 2025, el que se presentó en enero y febrero de 2026⁸. Dos cosas nuevas:

• Un campo en la posición 388, «Excesos entrega acciones empresas emergentes», que se cumplimenta solo en la clave A y solo cuando hay retribución en especie, para señalar que la valoración incluye entrega de acciones de una empresa emergente por encima del importe exento del párrafo segundo de la letra f) del artículo 42.3 de la Ley del Impuesto².
• Un desglose de las subclaves de la clave C que separa las prestaciones por desempleo de carácter contributivo de las que no lo son.

Cualquier guía escrita antes de diciembre de 2024 describe un fichero con un campo menos.

Lo que este resumen no recoge

Tres derivaciones que el propio anexo II establece, y que explican por qué «todo lo que pagué» no es una descripción exacta del modelo 190:

• Las retribuciones en especie sin obligación de ingreso a cuenta del artículo 102.2 del reglamento, es decir las contribuciones a planes de pensiones, mutualidades de previsión social y planes de previsión social empresarial, quedan fuera y se declaran en el modelo 345².
• En las actividades agrarias de la clave H no se incluyen las subvenciones ni las indemnizaciones, que van al modelo 346².
• Los premios sujetos al gravamen especial de determinadas loterías y apuestas quedan fuera de la clave K².

Y dos vecinos con los que se confunde a menudo. El resumen anual de las retenciones sobre el arrendamiento de inmuebles urbanos es el modelo 180, que es al modelo 115 lo que este es al 111, y vence el mismo día¹⁰. El de las retenciones sobre intereses y dividendos es el modelo 193.

Una última obligación que no es un modelo pero va en el mismo paquete: el artículo 108.3 del reglamento obliga a expedir a cada contribuyente un certificado con las retenciones practicadas y con los demás datos que constan en el resumen anual, y a ponerlo a su disposición «con anterioridad a la apertura del plazo de declaración por este Impuesto»⁴. No tiene fecha: tiene un evento, y la campaña de renta se abre por orden ministerial cada año.