Cómo rellenar el modelo 145: qué hace cada casilla en su nómina

Qué es el modelo 145, y por qué no se presenta en ningún sitio

El modelo 145 es la comunicación con la que usted le dice a la empresa que le paga quién es. Su situación familiar, sus hijos, los ascendientes que sostiene, su grado de discapacidad si tiene uno reconocido, las pensiones que paga por sentencia y el préstamo de su vivienda si conserva el derecho a deducirlo.

La empresa toma esos datos, aplica el procedimiento de los artículos 82 a 88 del Reglamento del IRPF y obtiene un número con dos decimales. Ese número es el porcentaje de su nómina.

Conviene fijar desde el principio algo que casi todas las páginas dejan implícito: el modelo 145 no se presenta en la Agencia Tributaria. El artículo 88.1 obliga al pagador a conservar la comunicación debidamente firmada, y ahí acaba el trámite. No hay registro, no hay acuse, no hay plazo de presentación en el sentido en que lo tiene el modelo 303 o el modelo 130. Es un documento entre usted y quien le paga.

Eso también explica por qué la Agencia Tributaria publica el impreso pero no lo recibe. El artículo 88.1 se limita a decir que «el contenido de las comunicaciones se ajustará al modelo que se apruebe por Resolución del Departamento de Gestión Tributaria», y la resolución vigente es la de 3 de enero de 2011.

El orden real del formulario: primero, si hay retención

Antes de calcular ningún porcentaje, el sistema hace una pregunta binaria. El artículo 81 compara su retribución del año con un umbral que depende de dos cosas: su situación familiar y cuántos descendientes tiene.

Tres detalles de esa tabla se leen mal con frecuencia.

El primero es la casilla sin cifra. La situación 1 no tiene columna de cero descendientes porque está definida como el hogar monoparental con derecho a la reducción del artículo 84.2.4.º de la Ley: sin hijos no existe. La validación de la propia Agencia Tributaria lo rechaza con un mensaje explícito, «la situación familiar 1 exige que el contribuyente tenga descendientes».

El segundo es contra qué se compara. Se compara con la retribución íntegra prevista, la del artículo 83.2, no con la base ya minorada. Alguien con 17.000 € de bruto puede tener una base de 8.500 € y no está exento: el umbral mira el bruto.

Y el tercero es el que casi nadie recoge. El apartado 3 del mismo artículo 81 deja la exclusión sin efecto cuando corresponden los tipos mínimos del artículo 86.2. En una relación laboral especial de carácter dependiente se retiene el 15 % aunque el sueldo esté muy por debajo de la tabla. La exclusión no es un derecho general a no tributar por debajo de esa cifra: es una regla del procedimiento ordinario, y hay un procedimiento que no es el ordinario.

De su sueldo a la base: lo que se resta y en qué orden

Si hay retención, el artículo 82 impone cinco operaciones sucesivas. Las tres primeras construyen la base.

Se parte de la retribución íntegra del artículo 83.2: todo lo que previsiblemente vaya a percibir en el año natural, dinerario y en especie, fijo y variable. Sobre el variable la ley presume, como mínimo, lo obtenido el año anterior, salvo que se acredite objetivamente un importe menor.

De ahí se restan, en este orden:

1. Las reducciones por irregularidad de los artículos 18.2 y 18.3 de la Ley.
2. Las cotizaciones a la Seguridad Social y equivalentes.
3. Los 2.000 € de «otros gastos» del artículo 19.2.f), que suben a 4.000 € si estaba en paro y ha cambiado de municipio para aceptar el trabajo, y que se incrementan además en 3.500 € o en 7.750 € para una persona con discapacidad que sea trabajadora activa.
4. La reducción por obtención de rendimientos del trabajo del artículo 83.3.d).
5. Los 600 € del pensionista, los 600 € de quien tiene más de dos descendientes y los 1.200 € de quien cobra desempleo, que son compatibles entre sí.
6. La pensión compensatoria al cónyuge fijada judicialmente.

La cuarta merece una nota, porque explica por qué el salario mínimo no tributa. Sus tres tramos son 7.302 € hasta 14.852 € de rendimiento neto, después una bajada de 1,75 € por cada euro de más hasta 17.673,52 €, y después otra de 1,14 € por euro hasta 19.747,50 €, donde llega a cero. La propia especificación de la Agencia Tributaria dice para qué está: para que el importe igual o inferior al salario mínimo no quede sujeto a retención y para que las rentas próximas a él no sufran «un error de salto».

Que los tres tramos encajen no es casualidad y se puede comprobar. En 17.673,52 € el primer tramo da 7.302 − 1,75 × 2.821,52 = 2.364,34 €, exactamente la cifra de la que arranca el segundo. Y en 19.747,50 € el segundo da 2.364,34 − 1,14 × 2.073,98 = 0,0028 €, es decir cero con menos de un tercio de céntimo de error. El 1,14 está elegido para que aterrice ahí.

El mínimo personal y familiar no se resta de la base

Aquí es donde el procedimiento se separa de lo que casi todo el mundo imagina, y merece la pena entenderlo porque cambia el valor real de cada casilla que va a marcar.

El artículo 85 aplica la escala a la base para calcular el tipo. Después aplica la misma escala al mínimo personal y familiar. Y resta la segunda cifra de la primera.

No resta el mínimo de la base y luego aplica la escala. La consecuencia es concreta: el mínimo se descuenta siempre a los tipos de los primeros tramos, empezando por el 19 %, y no al tipo marginal de quien gana mucho. Un hijo vale lo mismo en euros de cuota para alguien que gana 25.000 € que para alguien que gana 90.000 €.

El mínimo se construye con los artículos 57 a 61 de la Ley, y el artículo 84 del Reglamento le hace dos cambios que solo existen aquí:

• El retenedor no aplica la regla 2.ª del artículo 61 de la Ley, la que quita el mínimo cuando el hijo o el ascendiente presenta su propia declaración con rentas superiores a 1.800 €. La razón es evidente en cuanto se piensa: su empresa no puede saberlo. Y por eso el porcentaje de su nómina y el resultado de su declaración anual no son la misma cuenta, por diseño y no por error.
• Los descendientes se computan por mitad, salvo derecho exclusivo a la totalidad.

La casilla que más gente rellena mal

Los hijos. Y no por descuido, sino porque la regla es contraintuitiva.

Si los dos progenitores trabajan, cada uno declara al mismo hijo ante su propia empresa. Si cada empresa aplicase el mínimo entero, el mismo hijo estaría descontándose dos veces en el mismo año. Por eso el artículo 84.2.º computa por mitad, y por eso el impreso tiene una casilla separada para decir que el mínimo le corresponde a usted en exclusiva.

El importe se asigna por orden de edad, empezando por el mayor: 2.400 € el primero, 2.700 € el segundo, 4.000 € el tercero y 4.500 € el cuarto y siguientes, más 2.800 € por cada uno menor de tres años. La mitad se aplica hijo a hijo, no a la suma, así que una familia donde un hijo es exclusivo y otro compartido tiene un cálculo mixto.

Con los ascendientes la regla es distinta, y esto sí que no aparece en ninguna guía: no se parten por la mitad, se dividen entre el número de descendientes del mismo grado que conviven con ellos, incluido usted. Tres hermanos que sostienen a su madre aplican 383,33 € cada uno de los 1.150 € del artículo 59. Dos reglas diferentes, en el mismo formulario, a dos casillas de distancia.

Un detalle más sobre los menores de tres años: el cálculo mira el año de nacimiento, no la edad exacta. En 2026 cuentan los nacidos en 2024, 2025 y 2026. Un niño nacido en diciembre de 2023, que tendrá dos años durante casi todo 2026, no da derecho al aumento.

El 43 % que evita el escalón

Justo por encima del umbral del artículo 81 haría falta algo que impidiese pasar de no retener nada a retener una cifra seria por un euro de diferencia.

Eso es el artículo 85.3: por debajo de 35.200 € de retribución íntegra, la cuota de retención no puede superar el 43 % de lo que el bruto excede del umbral excluyente que le corresponda. Con un euro por encima del límite, la cuota máxima son 43 céntimos, y el tipo resultante es esencialmente cero. El porcentaje sube desde cero de forma continua.

Es exactamente la misma función que cumple la corrección por error de salto del artículo 22.2 de la Ley del Impuesto de Sucesiones, con otra técnica: allí se corrige la cuota, aquí se le pone un techo.

Y después, dos operaciones que la norma no explica del todo

Las dos últimas están en el artículo 86, pero la forma exacta de hacerlas está en la especificación técnica que la Agencia Tributaria publica cada año para quien programa nóminas.

La primera es la casilla del préstamo de la vivienda. El artículo 86.1 dice que el tipo «se reducirá en dos enteros». La especificación lo implementa restando de la cuota el 2 % de la retribución íntegra, truncado, lo que es la misma idea con el redondeo hecho en otro sitio. Y esa casilla, hoy, es casi un fósil: solo alcanza a quien conserve la deducción por inversión en vivienda habitual de la disposición transitoria decimoctava, es decir a viviendas adquiridas o rehabilitadas antes de 2013, y solo si la retribución íntegra de todos sus pagadores queda por debajo de 33.007,20 € anuales. El artículo 88.1 lo dice expresamente: con dos o más pagadores el límite se mide sobre el total. Y nunca cabe si el dinero se destina a construir o ampliar.

La segunda es el truncamiento. El artículo 86.1 dice solo que el tipo «se expresará con dos decimales». La especificación es explícita y pone su propio ejemplo: un tipo de 17,85964523 se queda en 17,85. No se redondea. Una herramienta que redondee da un número distinto del de su nómina.

Qué pasa si no lo entrega

El artículo 88.2 lo responde sin adornos: el pagador «aplique el tipo de retención correspondiente sin tener en cuenta dichas circunstancias».

No es «el máximo». Es el cálculo de una persona soltera, sin hijos, sin ascendientes a cargo y sin pagos por sentencia, con el mínimo de 5.550 € y nada más. Casi siempre sale un porcentaje más alto que el suyo real, y el exceso se le devuelve al declarar la renta, un año más tarde. No es una sanción, es un préstamo involuntario a Hacienda.

Qué pasa si lo rellena mal

Aquí la respuesta es más dura, y está fuera del Reglamento del IRPF. El artículo 205 de la Ley General Tributaria convierte en infracción tributaria «no comunicar datos o comunicar datos falsos, incompletos o inexactos al pagador de rentas sometidas a retención o ingreso a cuenta, cuando se deriven de ello retenciones o ingresos a cuenta inferiores a los procedentes».

Y la escala de la sanción es lo interesante:

• Infracción leve y multa del 35 % de la diferencia si usted está obligado a presentar declaración que incluya esas rentas.
• Infracción muy grave y multa del 150 % de la diferencia si no lo está.

Léalo dos veces, porque va en la dirección contraria a la intuición. La misma inexactitud se sanciona más de cuatro veces más caro a quien menos gana. La lógica del legislador es que, si usted declara, la declaración anual corregirá la diferencia de todos modos; si no declara, la retención era la única oportunidad de que ese dinero llegara, y comunicar mal la cierra.

Cuándo se entrega, y las dos velocidades de un cambio

El artículo 88.3 sitúa la comunicación antes del día primero de cada año natural o del inicio de la relación, tomando la situación que previsiblemente vaya a existir en esas fechas. Y añade la frase que contradice la costumbre de firmar uno cada enero: «No será preciso reiterar en cada ejercicio la comunicación de datos al pagador, en tanto no varíen las circunstancias personales y familiares del contribuyente».

Lo que sí hay que comunicar es el cambio, y el artículo 88.4 lo hace deliberadamente asimétrico:

• Una variación que suponga un menor tipo de retención «podrá ser comunicada» y surte efecto desde la fecha de la comunicación. Es su opción y no tiene plazo.
• Una variación que suponga un mayor tipo «deberá comunicarlo en el plazo de diez días desde que tales situaciones se produzcan». Es su obligación y sí tiene plazo.

Las buenas noticias son un derecho suyo; las malas, un deber. Y sobre ambas pesa la misma condición práctica: solo se tienen en cuenta si restan al menos cinco días para la confección de la nómina correspondiente. Ese plazo de cinco días aparece tres veces en el artículo 88 y es lo que separa una comunicación que sirve de una que espera al mes siguiente.

Cuándo lo nota en la nómina: la regularización

Cuando algo cambia, la empresa recalcula el tipo por el artículo 87, no vuelve a empezar el año. Calcula una cuota nueva con las circunstancias nuevas, le resta lo ya retenido, y divide el resto entre las retribuciones que quedan hasta diciembre.

Dos matices que casi nadie cuenta y que deciden lo que verá:

• Quién tiene la iniciativa depende de la causa. Las causas 1.ª a 4.ª del artículo 87.2 (el contrato que se prolonga, la prestación por desempleo que se reanuda, la subida o bajada de retribuciones, la pensión nueva) se aplican desde la fecha en que se producen, porque la empresa las conoce sola. Las causas 5.ª a 11.ª (el hijo nuevo, el ascendiente, la discapacidad sobrevenida, el traslado de municipio, la pensión judicial, el cónyuge que empieza a ganar más de 1.500 €, el préstamo de la vivienda) se aplican desde el momento en que usted lo comunica. Son exactamente las que solo usted sabe, y son exactamente el contenido del modelo 145.
• La empresa puede agrupar. El artículo 87.4 permite al pagador, a su opción, hacer las regularizaciones a partir del 1 de abril, del 1 de julio o del 1 de octubre, respecto de las variaciones de los trimestres anteriores. Un hijo nacido en mayo puede no aparecer en la nómina hasta julio, legalmente.

Y si el nuevo tipo sale cero, el artículo 87.3.c) es tajante: «no procederá restitución de las retenciones anteriormente practicadas». Lo ya retenido se recupera en la declaración anual, no en la nómina siguiente.

Dos cosas más que están en la norma y no en las guías

Puede pedir que le retengan más, y no es reversible a corto plazo. El artículo 88.5 le permite solicitar por escrito un tipo superior al que resulte del cálculo, y obliga a la empresa a atender la solicitud. Lo que casi nunca se cuenta es la letra b) de ese mismo apartado: el tipo solicitado se aplica como mínimo hasta el final del año y sigue aplicándose en los ejercicios sucesivos mientras no renuncie por escrito a él o pida uno mayor. Es una decisión con inercia.

Lo que escribe está protegido. El apartado décimo de la Resolución de 2011 lo recuerda citando el artículo 95.4 de la Ley General Tributaria: los retenedores quedan sujetos «al más estricto y completo sigilo» respecto de los datos comunicados, y el incumplimiento de ese deber es una infracción tributaria grave del artículo 204. La empresa además está obligada a custodiar los documentos que acompañe, como el testimonio de la sentencia que fija una pensión.

Y si cobra una pensión, el tipo puede no ser el único problema. El modelo 145 decide qué porcentaje le retienen sobre la pensión que cobra; la disposición transitoria segunda decide si una parte de esa pensión debería tributar menos, o no tributar en absoluto. Quien aportó a una mutualidad laboral antes de 1979 puede tener una parte de su pensión reducida al 100 % y otra al 25 %, y eso se pide aparte.

Un ejemplo con números reales

Alguien con 30.000 € brutos al año en catorce pagas, 1.905 € de Seguridad Social, situación 3 y sin hijos.

El rendimiento neto son 28.095 €. Se restan 2.000 € de otros gastos; la reducción del artículo 83.3.d) es cero a ese nivel de renta. La base para calcular el tipo queda en 26.095 €.

La escala sobre esa base da 5.994,00 €. La escala sobre el mínimo de 5.550 € da 1.054,50 €. La cuota es la diferencia: 4.939,50 €. Sobre 30.000 € de bruto, eso es 16,46 % una vez truncado, es decir 4.938,00 € al año y 352,71 € por paga.

Ahora declare un hijo menor de tres años, compartido con la otra persona progenitora. El mínimo sube a 8.150 €, la escala aplicada al mínimo pasa a 1.548,50 €, y el tipo baja a 14,81 %: unos 35,35 € menos en cada nómina.

Y si ese mismo hijo le correspondiera en exclusiva, el mínimo llegaría a 10.750 € y el tipo a 13,17 %. La casilla que se marca es la misma; el efecto es el doble. Por eso conviene saber cuál de las dos le corresponde antes de firmar.

Dónde encaja el modelo 145 en el resto

Es la pieza que faltaba en el sobre trimestral que ya publicamos desde el otro lado. El modelo 111 es el impreso con el que su empresa ingresa en Hacienda, cada tres meses, todo lo retenido a sus trabajadores y a los profesionales que le facturan. El modelo 145 es de donde sale su parte de esa cifra.

Uno lo presenta la empresa ante la Agencia Tributaria y el otro lo entrega usted a la empresa. Es el mismo dinero visto desde los dos extremos.